Я новичок в VBA и Macros. Если кто-то помогает мне с кодом VBA и макросами, это будет полезно.
Ежедневно я получаю около 50-60 писем с одним стандартным вопросом: "Завершено задание". Я создал правило для всех этих писем, чтобы перейти к определенной папке: "Завершено задание".
Чтение всех 50-60 писем в день и обновление всех писем занимает много времени.
Все письма 50-60, поступающие в мой почтовый ящик, будут иметь один и тот же объект, но от разных пользователей.
Тело почты будет меняться.
Я использую Outlook 2010 и Excel 2010.
Ответ 2
Новое введение 2
В предыдущей версии макроса "SaveEmailDetails" я использовал этот оператор для поиска Inbox:
Set FolderTgt = CreateObject("Outlook.Application"). _
GetNamespace("MAPI").GetDefaultFolder(olFolderInbox)
С тех пор я установил более новую версию Outlook, и я обнаружил, что она не использует папку "Входящие" по умолчанию. Для каждой из моих учетных записей электронной почты он создал отдельный магазин (по имени для адреса электронной почты), каждый со своей собственной папкой "Входящие" . Ни один из этих Inboxes не используется по умолчанию.
Этот макрос выводит имя хранилища, в котором хранятся папки "Входящие" по умолчанию, в окно "Немедленное":
Sub DsplUsernameOfDefaultStore()
Dim NS As Outlook.NameSpace
Dim DefaultInboxFldr As MAPIFolder
Set NS = CreateObject("Outlook.Application").GetNamespace("MAPI")
Set DefaultInboxFldr = NS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
Debug.Print DefaultInboxFldr.Parent.Name
End Sub
В моей установке это выдает: "Файл данных Outlook".
Я добавил дополнительный оператор в макрос "SaveEmailDetails", который показывает, как получить доступ к папке "Входящие" любого хранилища.
Новое введение 1
Несколько человек подобрали макрос ниже, нашли его полезным и связались со мной напрямую для дальнейших консультаций. После этих контактов я сделал несколько улучшений для макроса, поэтому я опубликовал пересмотренную версию ниже. Я также добавил пару макросов, которые вместе возвратят объект MAPIFolder для любой папки с иерархией Outlook. Они полезны, если вы хотите получить доступ, кроме папки по умолчанию.
В исходном тексте указан один вопрос по дате, связанный с более ранним вопросом. Первый вопрос был удален, поэтому ссылка была потеряна. Эта ссылка была Обновить лист excel на основе почты Outlook (закрыта)
Исходный текст
Существует удивительное количество вариантов вопроса: "Как извлечь данные из электронных писем Outlook в книги Excel?" Например, 13 августа были заданы два вопроса по [outlook-vba] тому же вопросу. Этот вопрос ссылается на вариант с декабря, на который я попытался ответить.
В декабрьском вопросе я вышел за борт с ответом на две части. Первая часть - это серия обучающих макросов, которые изучали структуру папок Outlook и записывали данные в текстовые файлы или книги Excel. Во второй части обсуждалось, как разработать процесс извлечения. По этому вопросу Сиддхарт предоставил отличный, лаконичный ответ, а затем последующую помощь, чтобы помочь на следующем этапе.
То, что спрашивает каждый вариант, кажется неспособным понять, - это показать нам, как выглядят данные на экране, не говорит нам о том, как выглядит текст или тело html. Этот ответ является попыткой преодолеть эту проблему.
Макрос ниже сложнее, чем Сиддарт, но намного проще, чем те, которые я включил в декабрьский ответ. Есть еще что можно добавить, но я думаю, этого достаточно для начала.
Макрос создает новую книгу Excel и выводит выбранные свойства каждого письма в папке "Входящие" для создания этого рабочего листа:
![Example of worksheet created by macro]()
В верхней части макроса есть комментарий, содержащий восемь хэшей (#). Заявление ниже этого комментария должно быть изменено, поскольку оно определяет папку, в которой будет создана книга Excel.
Все остальные комментарии, содержащие хеши, предлагают поправки для адаптации макроса к вашим требованиям.
Как идентифицируются электронные письма, из которых будут извлекаться данные? Это отправитель, субъект, строка внутри тела или все это? Комментарии дают некоторую помощь в устранении неинтересных писем. Если я правильно понял вопрос, интересное письмо будет иметь Subject = "Task Completed"
.
Комментарии не дают помощи в извлечении данных из интересных писем, но на листе отображаются как текстовые, так и html-версии тела электронной почты, если они присутствуют. Моя идея состоит в том, что вы можете увидеть, что увидит макрос, и приступить к разработке процесса извлечения.
Это не показано на экране выше, но макрос выводит две версии на тело текста. Первая версия не изменяется, что означает, что вкладка, возврат каретки, подача строки соблюдаются, а любые незамкнутые пространства выглядят как пробелы. Во второй версии я заменил эти коды на строки [TB], [CR], [LF] и [NBSP], чтобы они были видны. Если мое понимание верное, я ожидаю увидеть следующее во втором тексте:
активность [TAB] Count [CR] [LF] Открыть [TAB] 35 [CR] [LF] HCQA [TAB] 42 [CR] [LF] HCQC [TAB] 60 [CR] [LF] HAbst [TAB ] 50 45 5 2 2 1 [CR] [LF] и т.д.
Извлечение значений из оригинала этой строки не должно быть затруднительным.
Я бы попытался изменить мой макрос, чтобы вывести извлеченные значения в дополнение к свойствам электронной почты. Только когда я успешно достиг этого изменения, я попытаюсь записать извлеченные данные в существующую книгу. Я также переместил обработанные электронные письма в другую папку. Я показал, где эти изменения должны быть сделаны, но не дают никакой дополнительной помощи. Я отвечу на дополнительный вопрос, если вы дойдете до того, что вам нужна эта информация.
Удачи.
Последняя версия макроса, включенного в исходный текст
Option Explicit
Public Sub SaveEmailDetails()
' This macro creates a new Excel workbook and writes to it details
' of every email in the Inbox.
' Lines starting with hashes either MUST be changed before running the
' macro or suggest changes you might consider appropriate.
Dim AttachCount As Long
Dim AttachDtl() As String
Dim ExcelWkBk As Excel.Workbook
Dim FileName As String
Dim FolderTgt As MAPIFolder
Dim HtmlBody As String
Dim InterestingItem As Boolean
Dim InxAttach As Long
Dim InxItemCrnt As Long
Dim PathName As String
Dim ReceivedTime As Date
Dim RowCrnt As Long
Dim SenderEmailAddress As String
Dim SenderName As String
Dim Subject As String
Dim TextBody As String
Dim xlApp As Excel.Application
' The Excel workbook will be created in this folder.
' ######## Replace "C:\DataArea\SO" with the name of a folder on your disc.
PathName = "C:\DataArea\SO"
' This creates a unique filename.
' #### If you use a version of Excel 2003, change the extension to "xls".
FileName = Format(Now(), "yymmdd hhmmss") & ".xlsx"
' Open own copy of Excel
Set xlApp = Application.CreateObject("Excel.Application")
With xlApp
' .Visible = True ' This slows your macro but helps during debugging
.ScreenUpdating = False ' Reduces flash and increases speed
' Create a new workbook
' #### If updating an existing workbook, replace with an
' #### Open workbook statement.
Set ExcelWkBk = xlApp.Workbooks.Add
With ExcelWkBk
' #### None of this code will be useful if you are adding
' #### to an existing workbook. However, it demonstrates a
' #### variety of useful statements.
.Worksheets("Sheet1").Name = "Inbox" ' Rename first worksheet
With .Worksheets("Inbox")
' Create header line
With .Cells(1, "A")
.Value = "Field"
.Font.Bold = True
End With
With .Cells(1, "B")
.Value = "Value"
.Font.Bold = True
End With
.Columns("A").ColumnWidth = 18
.Columns("B").ColumnWidth = 150
End With
End With
RowCrnt = 2
End With
' FolderTgt is the folder I am going to search. This statement says
' I want to seach the Inbox. The value "olFolderInbox" can be replaced
' to allow any of the standard folders to be searched.
' See FindSelectedFolder() for a routine that will search for any folder.
Set FolderTgt = CreateObject("Outlook.Application"). _
GetNamespace("MAPI").GetDefaultFolder(olFolderInbox)
' #### Use the following the access a non-default Inbox.
' #### Change "Xxxx" to name of one of your store you want to access.
Set FolderTgt = Session.Folders("Xxxx").Folders("Inbox")
' This examines the emails in reverse order. I will explain why later.
For InxItemCrnt = FolderTgt.Items.Count To 1 Step -1
With FolderTgt.Items.Item(InxItemCrnt)
' A folder can contain several types of item: mail items, meeting items,
' contacts, etc. I am only interested in mail items.
If .Class = olMail Then
' Save selected properties to variables
ReceivedTime = .ReceivedTime
Subject = .Subject
SenderName = .SenderName
SenderEmailAddress = .SenderEmailAddress
TextBody = .Body
HtmlBody = .HtmlBody
AttachCount = .Attachments.Count
If AttachCount > 0 Then
ReDim AttachDtl(1 To 7, 1 To AttachCount)
For InxAttach = 1 To AttachCount
' There are four types of attachment:
' * olByValue 1
' * olByReference 4
' * olEmbeddedItem 5
' * olOLE 6
Select Case .Attachments(InxAttach).Type
Case olByValue
AttachDtl(1, InxAttach) = "Val"
Case olEmbeddeditem
AttachDtl(1, InxAttach) = "Ebd"
Case olByReference
AttachDtl(1, InxAttach) = "Ref"
Case olOLE
AttachDtl(1, InxAttach) = "OLE"
Case Else
AttachDtl(1, InxAttach) = "Unk"
End Select
' Not all types have all properties. This code handles
' those missing properties of which I am aware. However,
' I have never found an attachment of type Reference or OLE.
' Additional code may be required for them.
Select Case .Attachments(InxAttach).Type
Case olEmbeddeditem
AttachDtl(2, InxAttach) = ""
Case Else
AttachDtl(2, InxAttach) = .Attachments(InxAttach).PathName
End Select
AttachDtl(3, InxAttach) = .Attachments(InxAttach).FileName
AttachDtl(4, InxAttach) = .Attachments(InxAttach).DisplayName
AttachDtl(5, InxAttach) = "--"
' I suspect Attachment had a parent property in early versions
' of Outlook. It is missing from Outlook 2016.
On Error Resume Next
AttachDtl(5, InxAttach) = .Attachments(InxAttach).Parent
On Error GoTo 0
AttachDtl(6, InxAttach) = .Attachments(InxAttach).Position
' Class 5 is attachment. I have never seen an attachment with
' a different class and do not see the purpose of this property.
' The code will stop here if a different class is found.
Debug.Assert .Attachments(InxAttach).Class = 5
AttachDtl(7, InxAttach) = .Attachments(InxAttach).Class
Next
End If
InterestingItem = True
Else
InterestingItem = False
End If
End With
' The most used properties of the email have been loaded to variables but
' there are many more properies. Press F2. Scroll down classes until
' you find MailItem. Look through the members and note the name of
' any properties that look useful. Look them up using VB Help.
' #### You need to add code here to eliminate uninteresting items.
' #### For example:
'If SenderEmailAddress <> "[email protected]" Then
' InterestingItem = False
'End If
'If InStr(Subject, "Accounts payable") = 0 Then
' InterestingItem = False
'End If
'If AttachCount = 0 Then
' InterestingItem = False
'End If
' #### If the item is still thought to be interesting I
' #### suggest extracting the required data to variables here.
' #### You should consider moving processed emails to another
' #### folder. The emails are being processed in reverse order
' #### to allow this removal of an email from the Inbox without
' #### effecting the index numbers of unprocessed emails.
If InterestingItem Then
With ExcelWkBk
With .Worksheets("Inbox")
' #### This code creates a dividing row and then
' #### outputs a property per row. Again it demonstrates
' #### statements that are likely to be useful in the final
' #### version
' Create dividing row between emails
.Rows(RowCrnt).RowHeight = 5
.Range(.Cells(RowCrnt, "A"), .Cells(RowCrnt, "B")) _
.Interior.Color = RGB(0, 255, 0)
RowCrnt = RowCrnt + 1
.Cells(RowCrnt, "A").Value = "Sender name"
.Cells(RowCrnt, "B").Value = SenderName
RowCrnt = RowCrnt + 1
.Cells(RowCrnt, "A").Value = "Sender email address"
.Cells(RowCrnt, "B").Value = SenderEmailAddress
RowCrnt = RowCrnt + 1
.Cells(RowCrnt, "A").Value = "Received time"
With .Cells(RowCrnt, "B")
.NumberFormat = "@"
.Value = Format(ReceivedTime, "mmmm d, yyyy h:mm")
End With
RowCrnt = RowCrnt + 1
.Cells(RowCrnt, "A").Value = "Subject"
.Cells(RowCrnt, "B").Value = Subject
RowCrnt = RowCrnt + 1
If AttachCount > 0 Then
.Cells(RowCrnt, "A").Value = "Attachments"
.Cells(RowCrnt, "B").Value = "Inx|Type|Path name|File name|Display name|Parent|Position|Class"
RowCrnt = RowCrnt + 1
For InxAttach = 1 To AttachCount
.Cells(RowCrnt, "B").Value = InxAttach & "|" & _
AttachDtl(1, InxAttach) & "|" & _
AttachDtl(2, InxAttach) & "|" & _
AttachDtl(3, InxAttach) & "|" & _
AttachDtl(4, InxAttach) & "|" & _
AttachDtl(5, InxAttach) & "|" & _
AttachDtl(6, InxAttach) & "|" & _
AttachDtl(7, InxAttach)
RowCrnt = RowCrnt + 1
Next
End If
If TextBody <> "" Then
' ##### This code was in the original version of the macro
' ##### but I did not find it as useful as the other version of
' ##### the text body. See below
' This outputs the text body with CR, LF and TB obeyed
'With .Cells(RowCrnt, "A")
' .Value = "text body"
' .VerticalAlignment = xlTop
'End With
'With .Cells(RowCrnt, "B")
' ' The maximum size of a cell 32,767
' .Value = Mid(TextBody, 1, 32700)
' .WrapText = True
'End With
'RowCrnt = RowCrnt + 1
' This outputs the text body with NBSP, CR, LF and TB
' replaced by strings.
With .Cells(RowCrnt, "A")
.Value = "text body"
.VerticalAlignment = xlTop
End With
TextBody = Replace(TextBody, Chr(160), "[NBSP]")
TextBody = Replace(TextBody, vbCr, "[CR]")
TextBody = Replace(TextBody, vbLf, "[LF]")
TextBody = Replace(TextBody, vbTab, "[TB]")
With .Cells(RowCrnt, "B")
' The maximum size of a cell 32,767
.Value = Mid(TextBody, 1, 32700)
.WrapText = True
End With
RowCrnt = RowCrnt + 1
End If
If HtmlBody <> "" Then
' ##### This code was in the original version of the macro
' ##### but I did not find it as useful as the other version of
' ##### the html body. See below
' This outputs the html body with CR, LF and TB obeyed
'With .Cells(RowCrnt, "A")
' .Value = "Html body"
' .VerticalAlignment = xlTop
'End With
'With .Cells(RowCrnt, "B")
' .Value = Mid(HtmlBody, 1, 32700)
' .WrapText = True
'End With
'RowCrnt = RowCrnt + 1
' This outputs the html body with NBSP, CR, LF and TB
' replaced by strings.
With .Cells(RowCrnt, "A")
.Value = "Html body"
.VerticalAlignment = xlTop
End With
HtmlBody = Replace(HtmlBody, Chr(160), "[NBSP]")
HtmlBody = Replace(HtmlBody, vbCr, "[CR]")
HtmlBody = Replace(HtmlBody, vbLf, "[LF]")
HtmlBody = Replace(HtmlBody, vbTab, "[TB]")
With .Cells(RowCrnt, "B")
.Value = Mid(HtmlBody, 1, 32700)
.WrapText = True
End With
RowCrnt = RowCrnt + 1
End If
End With
End With
End If
Next
With xlApp
With ExcelWkBk
' Write new workbook to disc
If Right(PathName, 1) <> "\" Then
PathName = PathName & "\"
End If
.SaveAs FileName:=PathName & FileName
.Close
End With
.Quit ' Close our copy of Excel
End With
Set xlApp = Nothing ' Clear reference to Excel
End Sub
Макросы, не включенные в исходное сообщение, но которые некоторые пользователи из вышеуказанного макроса нашли полезными.
Public Sub FindSelectedFolder(ByRef FolderTgt As MAPIFolder, _
ByVal NameTgt As String, ByVal NameSep As String)
' This routine (and its sub-routine) locate a folder within the hierarchy and
' returns it as an object of type MAPIFolder
' NameTgt The name of the required folder in the format:
' FolderName1 NameSep FolderName2 [ NameSep FolderName3 ] ...
' If NameSep is "|", an example value is "Personal Folders|Inbox"
' FolderName1 must be an outer folder name such as
' "Personal Folders". The outer folder names are typically the names
' of PST files. FolderName2 must be the name of a folder within
' Folder1; in the example "Inbox". FolderName2 is compulsory. This
' routine cannot return a PST file; only a folder within a PST file.
' FolderName3, FolderName4 and so on are optional and allow a folder
' at any depth with the hierarchy to be specified.
' NameSep A character or string used to separate the folder names within
' NameTgt.
' FolderTgt On exit, the required folder. Set to Nothing if not found.
' This routine initialises the search and finds the top level folder.
' FindSelectedSubFolder() is used to find the target folder within the
' top level folder.
Dim InxFolderCrnt As Long
Dim NameChild As String
Dim NameCrnt As String
Dim Pos As Long
Dim TopLvlFolderList As Folders
Set FolderTgt = Nothing ' Target folder not found
Set TopLvlFolderList = _
CreateObject("Outlook.Application").GetNamespace("MAPI").Folders
' Split NameTgt into the name of folder at current level
' and the name of its children
Pos = InStr(NameTgt, NameSep)
If Pos = 0 Then
' I need at least a level 2 name
Exit Sub
End If
NameCrnt = Mid(NameTgt, 1, Pos - 1)
NameChild = Mid(NameTgt, Pos + 1)
' Look for current name. Drop through and return nothing if name not found.
For InxFolderCrnt = 1 To TopLvlFolderList.Count
If NameCrnt = TopLvlFolderList(InxFolderCrnt).Name Then
' Have found current name. Call FindSelectedSubFolder() to
' look for its children
Call FindSelectedSubFolder(TopLvlFolderList.Item(InxFolderCrnt), _
FolderTgt, NameChild, NameSep)
Exit For
End If
Next
End Sub
Public Sub FindSelectedSubFolder(FolderCrnt As MAPIFolder, _
ByRef FolderTgt As MAPIFolder, _
ByVal NameTgt As String, ByVal NameSep As String)
' See FindSelectedFolder() for an introduction to the purpose of this routine.
' This routine finds all folders below the top level
' FolderCrnt The folder to be seached for the target folder.
' NameTgt The NameTgt passed to FindSelectedFolder will be of the form:
' A|B|C|D|E
' A is the name of outer folder which represents a PST file.
' FindSelectedFolder() removes "A|" from NameTgt and calls this
' routine with FolderCrnt set to folder A to search for B.
' When this routine finds B, it calls itself with FolderCrnt set to
' folder B to search for C. Calls are nested to whatever depth are
' necessary.
' NameSep As for FindSelectedSubFolder
' FolderTgt As for FindSelectedSubFolder
Dim InxFolderCrnt As Long
Dim NameChild As String
Dim NameCrnt As String
Dim Pos As Long
' Split NameTgt into the name of folder at current level
' and the name of its children
Pos = InStr(NameTgt, NameSep)
If Pos = 0 Then
NameCrnt = NameTgt
NameChild = ""
Else
NameCrnt = Mid(NameTgt, 1, Pos - 1)
NameChild = Mid(NameTgt, Pos + 1)
End If
' Look for current name. Drop through and return nothing if name not found.
For InxFolderCrnt = 1 To FolderCrnt.Folders.Count
If NameCrnt = FolderCrnt.Folders(InxFolderCrnt).Name Then
' Have found current name.
If NameChild = "" Then
' Have found target folder
Set FolderTgt = FolderCrnt.Folders(InxFolderCrnt)
Else
'Recurse to look for children
Call FindSelectedSubFolder(FolderCrnt.Folders(InxFolderCrnt), _
FolderTgt, NameChild, NameSep)
End If
Exit For
End If
Next
' If NameCrnt not found, FolderTgt will be returned unchanged. Since it is
' initialised to Nothing at the beginning, that will be the returned value.
End Sub